【讨论】刷公务卡小票与发票开具单位不一致时如何报销？

有群友提问时谈到审计时指出单位公务卡管理使用时存在刷卡明细与发票开具单位不一致的情况。这种现象并非个例，有一定的普遍性，比如一些小型的酒店、餐馆、五金文具店等商户，为节约成本使用的第三方机构办理的POS机，机器未与对应的营业执照商户信息绑定，造成开具发票的单位名称与刷卡小票上的单位名称不一致，即现金流与发票流不一致。有的POS机会随机变换商户信息，甚至出现在全国范围内商户跳转，可能你在广东的消费，小票上跳到山东，而持卡人在刷卡成功后往往也不会在意或仔细核对信息。

等报销人拿着发票、刷卡小票回单位报销时，有的单位审核把关不严，或者虽然发现，但认为不是报销人的原因，也不是什么大问题，仍予以报销；而有的单位对于明显不一致的情况要求报销人出具相关情况说明，或是退回处理。

近期，冠县审计局在组织实施2021年度县财政预算执行及其他财政收支情况审计时抽查发现，4个单位使用公务卡报销时存在刷卡商家店名与实际商家店名不符，商家POS机刷卡消费信息与实际发生业务的发票、刷卡小票不一致现象，涉及金额5.56万元。如某单位财务人员使用公务卡列支公车维修费，商家POS机刷卡消费信息为某某珠宝店，在公务卡报销时，财务人员对消费记录审核不严，对相关费用进行了报销。

一、个人公务卡的报销流程

目前，个人公务卡的发卡行由单位统一选择，发卡行在接收到个人卡上的消费信息后，需采取加密措施，最终将这些消费信息通过与财政部门的设定好的特殊接口软件传入财政管理信息系统。各预算单位在进行报销时，需要先在财政公务卡支持系统上查询出对应的消费记录。在具体查询时，财务人员需按要求输入卡号、金额、时间等信息，在显示出消费记录后，将其相应内容导入到财政管理信息系统。在审批环节上，此种模式比一般的报销多了一道程序，除需按原有预算单位的规定进行财务管理审批外，对于消费明细和报销金额也需仔细审核。审核结束后，操作人员再在系统中输入对应的预算科目和用途，系统根据接收到的信息，自动生成财政授权支付凭证和公务卡信息记录单。与此同时，报销款额将由单位零余额账户支付到个人公务卡账户，报销程序至此完成。

二、使用个人公务卡能有效降低腐败率

为落实中央八项规定精神，厉行节约、反对浪费、从源头上预防腐败，各级政府都在加大公务卡改革推进力度。政府财政管理信息系统实现了与银行系统的对接，实时传递公务卡消费的信息，确保财政资金的安全完整和高效使用。财政部门对于预算单位消费时的金额、时间、用途等详细信息一目了然，有利于财政部门对预算单位进行实时监控，加强财政财务管理。同时对消费信息的加密，保证了信息的可靠性，防止信息外漏，使得财政部门对各个预算单位经济上的宏观调控有更加充足的数据与观察，一定程度上降低了腐败的可能性。

三、问题产生的原因

（一）商户申请POS机虽然有严格的流程管理，除了具备固定的经营场所，还需向发行POS机的一方提供已经年检的营业执照副本、税务登记证(或其他纳税凭据)、组织机构代码证等。但现实中，由于不同商户使用POS机需要交纳费率不一的手续费，如果使用费率较低的pos机，随着业务量和时间的推移，商家能节省不少的费用。因此，不少第三方支付公司为了抢夺市场，零门槛吸引商户办理POS机，甚至替商户弄虚作假、瞒报信息，办理低费率POS机。

（二）单位财务人员没有按照公务卡的报销流程严格操作，审核把关不严造成的。如果按要求输入公务卡号、金额、时间等信息，是可以发现刷卡消费信息错误的。

四、完善公务卡使用的建议

（一）加大宣传与交流，强化培训

首先财政部门要做好宣传培训工作，一方面明确公务卡的结算范围，引入先进的公务卡使用模式，公布报销流程。确保部门财务人员能够正确使用公务卡支持系统办理公务卡报销业务。为进一步深化市级预算单位公务卡制度改革，根据财政部、省财政厅实施的公务卡强制消费目录制度，目前，根据聊城市财政局《关于增加市级预算单位公务卡强制消费目录项目的通知》（聊财库[2017]23号）、冠县财政局《关于增加预算单位公务卡强制消费目录项目的通知》（冠财发[2017]56号）要求自2018年1月1日起，预算单位公务卡强制消费目录项目增加到10项。即在目前办公费、差旅费、会议费和公务接待费4项基础上，新增加印刷费、水费、电费、租赁费、培训费、公务用车运行维护费6项。

（二）各预算单位从自身出发，完善内部财务管理制度

各预算单位应综合考虑本单位实际及业务特点，对报销操作的程序有一个明确的规范，完善相应的管理办法，在制度中可设立相应的支取范围和额度，防止透支额度过大给单位带来财务混乱的现象，保障公务卡结算内容的统一规范。此外，对于财务人员公务卡结算知识的业务培训也不容忽视，相关的培训及信息维护更需引起重视，相关的财务岗位也需根据新的情况进行适时的调整。

（三）完善相关的监管体系建设，营造良好的外部使用环境

财政、中国人民银行及其分支机构、银行卡清算机构等部门应根据《财政部、人民银行关于印发单位公务卡管理办法（试行）》的通知（财库〔2016〕8号）要求，各司其职，加强监管。

各收单成员机构应根据《中国银联业务管理委员会关于进一步加强银联网络特约商户和受理终端管理的通知》（业管委秘[2019]46号）要求，进一步加强银联网络特约商户和受理终端管理，夯实收单成员机构主体责任。一是加强商户信息真实性管理；二是确保受理终端注册登记与实际使用一致性；三是不得在网上买卖POS机、刷卡器等受理终端。持续加强受理业务风险监测，消除风险隐患。