预算单位差旅、办公经费电子凭证网上报销业务规则（案例）

嘉定区预算单位差旅、办公经费

电子凭证网上报销业务规则

（试行）

为规范本区预算单位差旅、办公经费电子凭证网上报销工作，根据《财政部 国家档案局关于规范电子凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）和《关于进一步推进区级预算单位差旅、办公经费电子凭证网上报销改革推广的通知》（沪电联办〔2023〕1号）等规定，制定本业务规则。

一、系统用户开通

（一）开通“公务之家”PC端用户。一是预算单位通过向本级财政部门申请，开通PC端管理员账户，申领PC端管理员USBKey，用于登录“公务之家”PC端进行单位签约、人员批量导入或审核、内部机构设置等单位初始化和系统管理操作；二是单位管理员登录“公务之家”PC端，在线签约并申领财务人员USBKey，用于财务核定金额、报销以及支付数据和差旅、办公经费报销电子凭证发送等。

（二）开通手机APP个人用户。预算单位工作人员优先推荐使用安卓版“公务之家”APP开通个人用户账户，用于出差等支出事项申请和审批，机票、火车票和差旅住宿预订以及报销申请和审批等操作。开通方式可以是单位集中注册（单位为个人集中注册的，通过“公务之家”PC端批量导入个人信息，个人只需按照手机短信提示登录“公务之家”手机APP激活开通），或个人自行注册（个人自行通过“公务之家”手机APP注册、录入信息，单位审核人在“公务之家”PC端审核通过后开通）。

二、系统权限分配

预算单位应妥善保管PC端管理员USBKey和PIN码，指定专人使用管理员账户在“公务之家”财务管理PC端完成系统权限分配。

（一）按照本单位差旅、办公经费报销管理规定，明确本单位一般工作人员、部门负责人以及单位领导的不同审批权限；

（二）按照本单位差旅、办公经费报销管理规定，明确财务部门工作人员的费用报销审核权限。

三、支出事项申请及差旅预订

（一）支出事项申请

1.出差申请。

所有出差申请的填报、审核，应通过“公务之家”手机APP完成。“公务之家”自动对出差申请管理的全过程进行电子签名，并将此作为财务报销的依据。

（1）提交出差申请。出差申请人使用“公务之家”手机APP提交出差申请，填写出差事由、出差类型、出发和返回日期、出差人员、所乘坐交通工具等相关信息，并提交给审批人。

（2）审批出差申请。审批人在“公务之家”手机APP上审批出差申请。

2.办公经费支出事项申请。

“公务之家”平台目前可提供会议费、培训费、日常办公经费等办公经费支出事项申请、审批功能。各单位可根据自身财务报销有关规定，选择是否在平台上进行办公经费支出事项的电子申请、审批。若在平台上进行支出事项申请和审批，则将全过程电子签名的文件，作为财务报销的依据，并按以下规则操作：

（1）提交支出事项申请。申请人使用“公务之家”手机APP填写并提交支出事项申请，填写具体事项、支出金额等相关信息，并提交给审批人。

（2）审批支出事项申请。审批人在“公务之家”手机APP上审批支出事项申请。

（二）差旅预订

出差申请经批准后，凡可以通过“公务之家”手机APP预订飞机、火车、汽车等交通工具以及住宿酒店的，出差人员均应通过“公务之家”手机APP在线预订，由“公务之家”自动获取和处理各服务商提供的电子凭证，实现电子化报销。

确因特殊原因无法通过“公务之家”手机APP线上预订的，应严格按照本区、本单位差旅管理规定执行，并在开具发票时向开票方提供准确的单位名称和统一社会信用代码。使用其他方式预订的，出差人应在报销时查询并关联相关电子发票数据。

四、报销、会计业务处理及凭证管理

（一）提交报销申请

申请人在“公务之家”手机APP各模块中提交报销申请（差旅报销、费用报销等），核对所产生的各项公务消费电子凭证和报销金额，填制报销申请，按本单位费用报销审批流程提交审核。

申请人在申请报销时需按照本单位费用报销相关规定提供发票等原始凭证，发票包括电子发票和纸质发票。本业务规则所称电子发票，包括增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、全面数字化的电子发票（简称数电票，含铁路电子客票、航空运输电子客票行程单）等，以下统一简称为“电子发票”。

对于电子发票的报销应用，主要分为以下三种模式：一是通过“公务之家”APP预订的飞机票、火车票和住宿等业务产生的电子发票，可通过“公务之家”APP从开票方自动归集，由申请人报销时直接选择相关电子发票，确认业务事项、金额等要素无误后即可使用；二是未通过“公务之家”APP预订，其他渠道开具的电子发票，原则上应通过“公务之家”APP上的“上海市电子发票统一归集系统”功能，扫描发票二维码或录入发票日期、金额等信息，查询关联电子发票数据即可使用，无需再上传电子发票文件或图片等附件；三是确实无法通过“公务之家”APP查询获取电子发票数据的，需由申请人上传具有电子签名的电子发票文件（PDF、OFD或XML等格式），并经“公务之家”APP验证后进行后续报销流程。

对于获取的纸质发票，应通过拍照或扫描生成图片等文件，上传“公务之家”APP后进行报销流程，同时还需按相关规定将纸质发票提交单位财务部门。

（二）审批报销申请

审批人在“公务之家”手机APP中，核实报销申请中的支出事项及相关内容，并给出审批意见。

（三）核定报销申请

单位财务人员在“公务之家”PC端核定报销申请单中的各项费用。

（四）生成数据文件

报销申请审批通过后，单位财务人员在“公务之家”PC端生成“电子报销数据”，包括“电子支付文件”和“电子凭证册文件”等，将“电子报销数据”发送至预算管理一体化系统，其中“电子凭证册文件”存储在一体化系统电子凭证集中存储模块。

（六）支付报销费用

单位财务人员登录“预算管理一体化系统”的相关支付功能模块，读取“电子支付文件”数据，通过国库集中支付方式，由预算单位零余额账户（或专用存款账户）向报销人公务卡、工资卡（借记卡）或公务机票销售代理机构等账户转账，完成费用报销、补助等费用的支付。

（七）会计核算

单位财务人员根据国库集中支付回单等支付数据，准确关联“电子凭证集中存储模块”中相应的“电子凭证册文件”等，核对一致后按会计电算化工作规范相关规定进行会计核算工作。

对因具有行业自身会计核算特点和要求等特殊情况，确需使用其他会计核算软件的单位，应对本单位使用的会计电算化软件进行升级改造，按会计电算化工作规范相关规定进行会计核算工作，准确关联相应的电子凭证。

（八）电子凭证存储

电子凭证是会计记账和审计的重要依据，各预算单位应承担起电子凭证安全、可靠存储的主体责任，应遵循会计档案管理办法、会计电算化工作规范及国家电子文件管理相关规定，存储、保管差旅、办公经费网上报销电子凭证，确保电子凭证的准确、完整、可用和安全。