会议费管理和使用的合规要点解读

为加强学术交流促进科研发展，调研工作开展情况，推进提质增效或落实特定节点工作任务安排等，事业单位经常组织召开相关会议。会议费支出是事业单位经费支出中重要的组成部分，也是事业单位资金监管的重点内容。但由于参会人员、住宿用餐安排、场地租赁、交通用车等会议费构成要素实际情况发生的不确定性，对会议费使用的监管存在一定难度，违规使用问题易发频发。

加强会议费管理和使用的合规工作，不仅是落实《中央和国家机关会议费管理办法》规定、维护财经纪律、提高资金使用效能的必然要求，更是事业单位贯彻全面从严治党方针、落实中央八项规定及其实施细则精神、防范化解廉政风险的必要举措。

一、会议费的定义和合规要求

（一）会议费的定义

会议费，是指在项目研究过程中，为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而发生的会议费用。

实验室为加强和规范会议费的管理和使用，制定了《深圳湾实验室会议费管理办法（试行）》，适用于实验室各研究所/中心、各部门举办（含主办、承办）的各类会议和论坛。按《深圳湾实验室会议费管理办法（试行）》，根据会议内容和性质，会议分为国内业务会议、国内管理会议和在华举办的国际会议。

（二）合规要求

1.会议费允许的开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租赁费、交通费、文件印刷费、办公文具费、医药费等；国际会议还可开支宴请费、同声传译费、同声传译设备租金。前款所称交通费是指用于会议代表接送站、以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

2.项目承担单位应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。

3.会议费支出手续要完备，要有预算单、会议通知、参加人员等信息。

4.会务服务采购项目预算金额在20万元（含）以上的，应通过公开招标方式采购。

5.尽可能选用实验室自有会议室或政府定点会议场所召开会议。

二、会议费管理和使用的主要风险点

（一）无审批手续召开计划外会议

事业单位应按照规定对会议实行